Ein Gastbeitrag von Dr. Bastian Gillner
Sie sind traurige Realität in den meisten Archiven: Erschließungsrückstände, und davon meist eine ganze Menge. Sie entstehen durch eine hohe Arbeitsbelastung in den Archiven, die zu einer Priorisierung zwingt, welche aber zumeist nicht zu Gunsten der Erschließung ausfällt. Schließlich verursachen die ruhenden Bestände – im Unterschied zu den meisten anderen Aufgaben – erst einmal keinen Handlungsdruck. Möglichen Lösungen dieses Problems widmete sich die erste Sektionssitzung des Deutschen Archivtags 2017 unter dem Motto Im Rückstand – Was tun mit unseren „Altlasten“ und taugen unsere Standards?
Jürgen Treffeisen vom Landesarchiv Baden-Württemberg Generallandesarchiv Karlsruhe eröffnete mit einem Paukenschlag: Im Generallandesarchiv Karlsruhe läuft die Erschließung größtenteils über nicht-ständige MitarbeiterInnen, deren Zahl bis zu 25 beträgt. Vorwiegend handelt es sich dabei um Hilfskräfte, angefangen bei ungelernten 1-Euro-Kräften bis hin zu AkademikerInnen mit höheren tariflichen Entlohnungen. Eingestellt werden diese MitarbeiterInnen nicht aus sozialen Gründen, sondern weil sie gute Arbeit leisten können. Auf ihre Motivation wird schon bei der Einstellung geachtet.
Verantwortlich für das Arbeitsergebnis sind die archivischen Betreuer, die eine laufende Qualitätssicherung zu gewährleisten und damit ihre Führungsaufgaben wahrzunehmen haben. Ungeachtet einer regen Fluktuation der nicht-selbständigen Mitarbeiter werden diese in vollem Umfang in die archivische Arbeitswelt einbezogen, um ein Zugehörigkeitsgefühl sicherzustellen. Mit einem Arbeitsaufwand von wöchentlich 8-10 Stunden könne eine Führungskraft somit eine Erschließungsleistung von jährlich 500-700 laufenden Metern verantworten.
Stephanie Haberer vom Niedersächsischen Landesarchiv stellte anschließend die Erschließungsrichtlinie ihres Hauses und deren Auswirkungen auf die Erschließungstätigkeit in den Mittelpunkt ihres Vortrags. In einem Konzeptpapier wurde für Neuzugänge ein Zeitraum von einem Jahr bis zur Erschließung festgeschrieben. Ein Rückstand soll sich somit nicht weiter aufbauen. Erschwerend kommt hinzu, dass im Niedersächsischen Landesarchiv neben einer Erschließung noch eine Nacherschließung älterer schlecht verzeichneter Bestände stattfindet.
Eine Erschließungsrichtlinie setzt in beiden Fällen den Rahmen für die Erschließungstätigkeit. Hier wird etwa die Erschließungsschwierigkeit und -tiefe aktenspezifisch gelistet und ermöglicht die Erhebung von Kennzahlen. Somit ist auch ein Erschließungsmanagement über die Rahmendaten zu leisten und steht in einem engen Zusammenhang mit dem Beständemanagement. Die Erschließungsrichtlinie steuert somit den effektiven Abbau von Altlasten.
Den Abschluss der Sektion bildete der Vortrag von Maria von Loewenich vom Bundesarchiv, der schon im Titel die immense Menge von 45 km Schriftgut nannte, die die Treuhandanstalt dem Bundesarchiv hinterließ. Verwaltungsorganisatorisch stellt die Treuhandanstalt einen Alptraum für ArchivarInnen dar: permanente Umorganisation, hohe Personalfluktuation, vielfältige Sachbearbeiterablagen, kaum Kenntnisse der Schriftgutverwaltung. Mit vier Personen versucht das Bundesarchiv die Masse zu bewältigen und geht von einer Übernahmequote von 20-25% aus – anders gesprochen rund 170.000 Akten.
Erarbeitet wurde und wird ein Bewertungskatalog, der einerseits die Organisation dieser Sonderbehörde, andererseits ihre Aufgaben in den Blick nimmt. Eine Aktenautopsie ist angesichts der Masse nicht möglich, weshalb auch hier auf eine Datenbank mit bestimmten Metadaten zurückgegriffen wird. Diese Metadaten sind nicht ganz unproblematisch, da sowohl Behörde als auch ein „Archiv“dienstleister nicht die archivischerseits gewünschten Standards angelegt haben. Nach und nach sollen nicht-archivwürdige Aktenplangruppen identifiziert und der archivwürdige Kern herauskristallisiert werden. Erst danach ist überhaupt an eine Erschließung zu denken.
Sektionssitzung 1
Im Rückstand – Was tun mit unseren „Altlasten“ und taugen unsere Standards?
Leitung: Dr. Hans-Christian Herrmann
Donnerstag, 28. September 11:30 bis 13:00 Uhr
CongressPark Wolfsburg / Großer Saal