Podiumsdiskussion „Big Data und die Archive“ – ein erfreulich „wortreicher“ Abschluss

Aktuelles, Allgemein, Archivwahrnehmung, Erschließung, Kulturpolitik, Nutzung, Überlieferungsbildung

Viele Archivtagsteilnehmer hatten in den letzten Jahren den Wunsch geäußert, den Archivtag durch mehr Zeit für Diskussion lebendiger zu gestalten. Das Programmkomitee modifizierte daher die Zweite Gemeinsame Arbeitssitzung zu einer Podiumsdiskussion und gab dieser Veranstaltung ein Thema mit, das vom Titel her ein „Blockbuster“ sein sollte: „Big Data und die Archive: Das Wechselverhältnis von technologischen Innovationen, Massenbearbeitung und archivischen Arbeitsprozessen“.

Die Leitung der Podiumsdiskussion hatte Dr. Bettina Joergens (Landesarchiv NRW, Abt. Ostwestfalen-Lippe, Detmold / Mitglied VdA-Gesamtvorstand) übernommen, die diese schwierige Aufgabe – das soll gleich zu Anfang gesagt werden – auch hervorragend bewältigte. Sie eröffnete mit einem Zitat von Wolf D. Meier-Scheuven (Präsidenten der IHK Ostwestfalen), der vor kurzem die aktuelle Situation folgenmaßen kurz zusammengefasst hatte: „Die Art, wie wir arbeiten, und die Kommunikation der gesamten Wertschöpfungskette ändern sich radikal“.

Vlnr.: Dr. Bettina Joergens, Dr. Sabine Graf und Dr. Hannah Mormann. Foto: VdA

Heruntergebrochen auf die Archivierungsprozesse ergaben sich daraus für die Moderatorin folgende Themenkomplexe: was heißt Archivierung heute? Wie verändern sich die analogen Arbeitsweisen durch die Nutzung digitaler Werkzeuge? Welche neuen Arbeitsschritte kommen hinzu? Wo kommen die dafür erforderliche Zeit, die neuen Ressourcen und auch die neuen Kompetenzen des Archivpersonals her? Dazu käme die Frage, wie die Rückstände bei der Erschließung des analogen Archivgutes bewältigt werden könnten, wenn zeitgleich große Mengen neues Born digital-Archivgut entsteht? Welche Aufgabe warten auf die Archive im Zeitalter von Big Data? Welche Möglichkeiten der Automatisierung oder Rationalisierung bestehen? Benötigen Archive neue „Kooperationspartner“? Muss in den Archiven ein Umdenken einsetzen? Bei dieser umfangreichen Aufzählung, die fast eine „Gesamt-Diagnose“ der aktuellen Probleme des Archivwesens darstellte, staunte der Blog-Autor etwas, denn die Podiumsdiskussion sollte nur 90 Minuten dauern.

Nach der einleitenden Moderation inkl. der üblichen biografischen Vorstellung der Diskutanten erhielten alle drei anwesenden Gesprächsteilnehmer*innen am Rednerpult 10 Minuten Zeit für einen kurzen Problemanriss aus ihrer jeweiligen „Spezialsicht“. Damit nahm anfänglich diese Veranstaltung doch wieder den Charakter der üblichen Archivtagssitzung an. Eine Sache war aber absolute Neuerung: Frau Joergens forderte alle auf, eventuelle Fragen oder Hinweise auch schon während der Eröffnungsstatements per Twitter zu „zwitschern“. Torsten Musial (Akad. d. Künste, FilmA, Berlin /  Mitglied VdA-Gesamtvorstand) werde während der Veranstaltung Twitter beobachten und interessante Tweets in die Diskussion einbringen, so dass direkt darauf Bezug genommen werden konnte – zeitgemäßer geht es kaum.

Den Reigen der Statements eröffnete Dr. Hannah Mormann (Universität Luzern) eine (Organisations-)Soziologin, die somit einen erfrischenden nichtarchivischen Einstieg in die Thematik gewährte. In ihrem Statement beschrieb sie anfänglich die drei grundlegenden Strukturmerkmale von Organisationen (Programme / Aufgaben, Kommunikationswege, Personal), bevor sie aus soziologischer Sicht eine Begriffsbestimmung und historische Einordnung des Begriffs „Digitalisierung“ vornahm. Aufgrund des komplexen Zusammenspiels von Technologie und Organisation bei der „Digitalisierung“ stellte Frau Dr. Mormann am Ende ihres Statements die These auf, dass die Schaffung eines „Digitalen Archivs“ vordergründig ein „Organisations-Projekt“ sei.

Thorben Ehlers beim Vortrag. Foto: VdA

Thorben Ehlers (MACH AG, Lübeck) verwies in seinem Eröffnungsstatement auf die Ideen und Vorstellungen der IT-Branche zu moderner und zukünftiger Verwaltungsarbeit, nach denen logischerweise DMS-/ECM-Lösungen bzw. eAkten zukünftig Normalität seien. Gerade die geforderte stärkere Zusammenarbeit von Verwaltungen im digitalen Zeitalter erfordert aber neue Lösungsansätze (Bsp: Dokumente eines Vorganges befinden sich im digitalen Zeitalter nicht nur an einem Ort). Herr Ehlers prognostizierte das immer häufigere Auflösen von Organisationsgrenzen bzw. die „Verschmelzung“ von Behörden. Mit Hilfe der Lebenszyklen einer eAkte zeigte er dann auf, dass auch im digitalen Zeitalter die Aufgabe der Archivierung nicht weg fallen werde, sondern ein wichtiger Teil der Zyklen bleibe. Die dazu notwendigen Strukturen müssten aber optimiert werden. Er bezeichnete die Digitalisierung für die Archive als Chance, da sie ihre Arbeitsabläufe durch die Verwaltungsdigitalisierung ebenfalls optimieren könnten.

Da der angekündigte Kollege Dr. Martin Schlemmer (Landesarchiv NRW, Abteilung Rheinland, Duisburg) leider krankheitsbedingt kurzfristig abgesagt hatte, vertrat Dr. Sabine Graf (Niedersächsisches Landesarchiv, Hannover) die „Archivzunft“ auf dem Podium. Sie umriss noch einmal die inzwischen bekannten Problematiken der funktionalen und strukturellen Veränderungen durch die Migration von analoger zu digitaler Verwaltung, der zeitgleichen Existenz von analogem, hybridem und digitalem Archivgut inkl. einer immer schlechteren Schriftgutverwaltung, die massenweise Existenz von elektronischen Fachverfahren und der damit einhergehenden Frage, wie deren Informationen archivisch zu sichern sind. Archivische Bewertung müsse früher erfolgen und häufiger auch nicht mehr mit Hilfe analoger Abgabemedien, sondern direkt in den digitalen Systemen erfolgen, so Frau Dr. Graf.  Trotzdem sollten Echtheit und Vertrauen weiterhin die wichtigen definitorischen Kriterien für die Archivarbeit bleiben. Sie plädierte daher für zwischen den Archiven abgestimmte Bewertungskonzepte und umriss abschließend kurz ein solches (theoretisches) Konstrukt.

Nachdem dieser „Einleitungsteil“ schon rund ein Drittel der Veranstaltungszeit verbraucht hatte, eröffnete die Moderatorin den eigentlichen Diskussionsteil mit einer Frage zur Verschiebung der Organisationsgrenzen. Dabei wurde außer den Zielen und Grenzen von Archiven bei der Archivierung digitalen Schriftgutes auch das Problem der Vollständigkeit bei digitalen Überlieferungen angesprochen. Einig war sich das Podium, dass die Bedeutung von Schnittstellen zwischen Verwaltungs- und Archivsystemen immens zugenommen habe. Selbst die Umorganisation der Archivstruktur aufgrund neuer Bewertungskonzepte wurde von den Diskutanten nicht ausgeschlossen. Am Ende dieses Themenblockes kam es dann zur angekündigten Neuheit auf dem Deutschen Archivtag. Torsten Musial berichtete über seine Beobachtung der Tweets zur Veranstaltung. Er berichtete über die Meinung, dass die Archive schon während der Entstehung des Schriftgutes die zukünftige Übernahme des erkennbaren Archivgutes vorbereiten müssten. Herr Ehlers unterstützte aus Sicht eines IT-Spezialisten diese Ansicht, denn gerade das Wissen, wie Langzeitspeicherung erfolge, sei eine der Kernkompetenz von Archiven und eine maßgebliche Dienstleistung derselben, für die Verwaltungen sehr dankbar seien. Damit war mit dem Thema „Behördenberatung / Beratung der Schriftgutführung“ der zweite Diskussionsblock eröffnet.

Das Diskussionsformat fand viel Zuspruch. Foto: VdA

Erste Meldungen aus dem Saal (Alexandra Willkommen / HStA Weimar, Walter Bauernfeind / StadtA Nürnberg) bestätigten, dass auch heute schon Archive sich stark in der Behördenberatung engagierten bzw. teilweise auch in sehr großen Verwaltungen Aktenpläne zur Anwendung kämen (was den Archiven bei der Bewertung nütze) und die Einführung von ECM bzw. DMS die Organisationsstrukturen der Verwaltung nicht verändert hätten. Der letzte Redebeitrag kann dabei auch als Replik aufgefasst werden, denn vorher hatte Ulrike Gutzmann (VW, UnternehmensA, Wolfsburg) darauf hingewiesen, dass die Digitalisierung häufig in die Verwaltung „hineingerutscht“ sei. Die Verwaltungssachbearbeiter würden ferner selten in den komplexen Lebenszyklen von Akten denken wie die Archivare*innen es tun. Daher sei es aus ihrer Sicht wichtiger, dass sich Archive v.a. um die vertrauenswürdige Sicherung von Verwaltungsprozesse auf lange Zeit kümmern müssten und nicht vordergründig um deren Revisionssicherheit. Da Aktenpläne in der Verwaltung überwiegend nicht „gelebt“ würden, sollten Archive ihre Ressourcen vielleicht für besseres einsetzen als für die Anwendung bzw. Optimierung derselben.

In seinem Redebeitrag verwies Stefan Sudmann (StadtA Dülmen) auf die Verständnisprobleme, die er mit der bisher vorgetragenen harten Trennung von Organisationen habe. Aus seiner Sicht gibt es keine Organisationsgrenzen zwischen einer Stadtverwaltung und einem Stadtarchiv. Den in der Veranstaltung aufgekommenen Topos der „verschwimmenden Organisationsgrenzen“ sehe er für Kommunalverwaltungen nicht. In die gleiche Kerbe schlug Willibald Rosner (Niederösterreichisches Landesarchiv, St. Pölten), der klipp und klar feststellte: „Archive gehören zur Verwaltung“. Auch gebe es eGovernment schon sehr lange, aber aus seiner Sicht – und da gab es doch einiges Stirnrunzeln im Saal – werde in der Digitalen Verwaltung auch nur der „analoge Akt“ elektronisch simuliert. Trotzdem bedeute die immer stärkere digitale Arbeitsweise der Verwaltung für die Archive eine Menge an innerorganisatorischen Problemen. Abschließend betonte er, dass die digitale Archivierung viel „zu Ernst“ sei, um sie der IT allein zu überlassen. Hier sah man dann wieder häufiges Kopfnicken bei vielen Anwesenden.

Den Hinweis von Frau Mormann, dass sich die Profession der Archivare*innen doch sehr stark von jeder der Verwaltung unterscheide, nahm Frau Joergens auf und eröffnete mit der Frage „Was erwarten Sie von (IT)-Beratern?“ eine neues Diskussionsthema. Frau Graf forderte aufgrund der Komplexibilität der Digitalen Archivierung eine stärkere Zusammenarbeit zwischen Behörden, Archiven und IT-Fachabteilungen. Nur so ließe sich der gesetzliche Auftrag der Archive erfüllen. Gerade bei IT-Fragen seien die Archive auf externen Sachverstand angewiesen. Herr Ehlers, welcher mehr oder weniger unfreiwillig die „Berater-Zunft“ vertreten musste, erklärte daraufhin, dass Berater nicht die Fachlichkeit ersetzten, sondern nur Impulse setzen könnten. Außerdem widersprach er der Ansicht, dass digitale und analoge Verwaltung vergleichbar seien. Gerade bei der Frage, welche Möglichkeiten der Automatisierung aus der digitalen Verwaltung heraus für die Archive nutzbar sind, könnten Berater das archivischen Fachwissen perfekt ergänzen, aber nicht ersetzen.

An dieser Stelle meldete sich Torsten Musial mit weiteren Tweets und gab zwei Fragen an das Podium weiter: zum einen, ob eine Bewertung zum Zeitpunkt der Entstehung von Schriftgut überhaupt möglich sei und zum anderen wie Kollegen von den Vorteilen einer digitalen Archivierung überzeugt werden könnten. Frau Graf nahm sich zuerst der Fragen an und gab zu bedenken, dass auch heute schon Archivare*innen digitale Werkzeuge für ihre Arbeit nutzen würden. Gerade die Entwicklung von digitalen Bewertungsmodellen ist für die zukünftige Nutzung von Software, die als „Künstliche Intelligenz“ bezeichnet wird, eine wichtige Voraussetzung. Trotzdem bleibe es aus ihrer Sicht dabei, dass die Ziele der Aktenbewertung immer von Menschen, genauer von Archivaren*innen, definiert würden.

Nach diesem Kommentar bat die Diskussionsleiterin alle Podiumsteilnehmer*innen um ein Abschlussstatement: Für Frau Mormann ist „gute Beratung“ die Umsetzung von Standards, aber die letzte Entscheidung müssten immer die Archive selbst fällen. Frau Graf stellte noch einmal fest, dass sich das Berufsbild der Archivare*innen stark verändere, auch die klassischen Kompetenzen seien davon betroffen, ohne dass diese vollständig sich verändern würden. Herr Ehlers regte in seinem Statement an, Schnittstellen zwischen Archiv- und Verwaltungssoftware per Standards zu definieren. Dies würde die Zusammenarbeit mit der IT sehr vereinfachen. Ferner empfahl er den Archiven, sich bei DMS-Projekten sehr früh einzubringen. Oft hätten die Projektverantwortlichen nur den Personalrat, den Datenschutz usw. „im Auge“, aber eben nicht die Archive.

Als Diskussionsleiterin gehörte dann Frau Joergens das letzte Wort. Sie reflektierte, diese Diskussionsrunde habe erneut gezeigt, dass die digitale Archivierung für alle ein Lernprozess bedeute, es aber immer weniger negative Irritationen dazu gebe, sondern eher eine Art Reflexion, die zu einer stetigen Verbesserung des archivischen Handelns führen würde. Mit einem Dank an die Diskutanten beendet sie kurz nach 16.35 Uhr die Podiumsdiskussion.

 

PS: Abschließend noch eine persönliche Meinung zur Veranstaltung:
Wie schon erwähnt, versucht der VdA seit einiger Zeit den Deutschen Archivtag interessanter, offener, informativer und lebendiger zu gestalten. Die Idee einer Podiumsdiskussion entstammte sowohl dem Hinweis vieler Teilnehmer*innen auf den Auswertungsbögen als auch Überlegungen im Archivtag-Programmkomitee des VdA-Vorstandes. Und der Versuch war erfolgreich – aber die Veranstaltung sollte trotzdem modifiziert werden. Warum?   Die Podiumsdiskussion war gut moderiert (davon hängt u.a. der Erfolg der Diskussion ab), enthielt moderne Beteiligungselemente (Stichwort: Integration der Twitter-Meinungen), war mit Fachleuten aus verschiedenen Professionen gut besetzt und mit einem „großen“ Thema versehen („Big Data und die Archive“). Aber die letzten beiden Punkte stellten sowohl die Stärke als auch die Schwäche der Veranstaltung dar. Oft konnte nicht tief genug in die Materie eingestiegen werden („Big Data“ als Sammelbegriff für neue digitale Technologien wurde bspw. nur angerissen), das Fachwissen der Diskutanten wurde leider nur oberflächlich aktiviert und manch diskutable Aussage blieb aufgrund des Diskussionsverlaufs unkommentiert stehen.

Aus Sicht des Blogautors sollte das Thema enger gewählt werden, auch wenn dann ev. weniger Besucher kommen sollten. Vielleicht müssten oder sollten sogar mehrere Diskussionsrunden zeitgleich am Ende des Archivtage stattfinden, denn es war wieder stark spürbar, dass die Gedankenwelt von Archivare*innen aus „großen“ Häusern („wir haben einen gesetzlichen Auftrag“) und aus „kleineren“ Archiven (Ein-Frau/Mann-Archive) doch sehr weit voneinander entfernt sind. Kurz: mehrere zeitgleiche Diskussionsveranstaltungen – mit „engeren“ Themen, das auf kleinere „Zielgruppen“ ausgerichtet ist – dadurch tiefergehende Diskussionen – inkl. stärkere Einbindung aller Anwesenden, dies ist das persönliche Fazit bzw. der Hinweis, welchen der Blogger auf den VdA-Auswertungsbogen zum Archivtag 2017 schreiben wird. Und welche Meinung haben Sie zur Podiumsdiskussion? Schreiben Sie diese bitte unbedingt auf den VdA-Auswertungsbogen! Zum Nutzen aller.

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